Подготовка к офисному переезду - основные рекомендации

Правильно организованный офисный переезд позволит избежать потери важных документов и ненужных простоев в работе. Поэтому, руководству компании важно уделить внимание подготовке к переезду. Желательно, чтобы весь процесс контролировал главный менеджер, секретарь или любой другой сотрудник, хорошо знакомый с особенностями работы предприятия. Очень важно, чтобы офисный переезд с грузчиками выполнялся пошагово, с учетом всех нюансов.

Этап 1: Предупредить работников

Весь персонал должен знать, что офис в скором времени сменит адрес. Для уведомления подчиненных можно разместить объявление в холле или отправить письма по электронной почте. В сообщении должна присутствовать следующая информация:

• дата переезда;
• новый адрес офиса;
• схема проезда на общественном и личном транспорте.

Также необходимо предоставить приблизительный план размещения отделов, служб, кабинетов в новом офисе. После отправки уведомлений можно приступать к переезду.

Этап 2: Составление плана переезда

За месяц до переезда целесообразно составить план работ. Он должен включать:

• список переезжающих: указать количество сотрудников, отделов и кабинетов;
• поиск надежного перевозчика: желательно обращаться в специализированную компанию;
• подготовку техники, имущества и документации к перевозке: составляется перечень вещей, заготавливается упаковка (ящики, пакеты);
• подготовку помещений в новом офисе: распределяются кабинеты, их назначение, проверяется состояние комнат и холлов.

В процессе разработки плана на каждый этап необходимо выделить определенное количество времени. Упаковка вещей должна проводиться не позже, чем за 10 дней до даты переезда.

Этап 3: Выбор перевозчика

Выбор транспортной компании - важнейший этап переезда. Для того, чтобы качество оказываемых услуг было высоким, следует принимать во внимание:

• опыт работы, отзывы клиентов;
• наличие гарантии на офисный переезд;
• подписание договора и стоимость услуг;
• наличие в штате спецтехники, грузчиков.

Желательно, чтобы менеджер транспортной компании прибыл на место, оценил объем работ и огласил стоимость услуги.

Этап 4: Самостоятельные сборы

Для экономии средств и обеспечения сохранности документов сотрудникам желательно проводить упаковку вещей самостоятельно. На данном этапе нужно:

• избавиться от старой техники, ненужной канцелярии, бесполезных бумаг;
• бережно упаковать технику: кабеля поместить в отдельные коробки, а мониторы - накрыть пузырчатой пленкой;
• аккуратно разложить документацию в коробки и промаркировать их для удобного поиска папок на новом месте;
• разобрать офисную мебель: лучше доверить эту работу опытным специалистам, которые также упакуют каждый элемент;
• отдельно транспортировать тяжелые и важные предметы: банкоматы, сейфы, дорогостоящая мебель должны перевозиться отдельно.

Чтобы избежать крупных простоев в работе, необходимо уведомить клиентов, партнеров о переезде. В старом офисе также необходимо оставить объявление с новым адресом компании. На новом месте должны присутствовать указатели, контактные номера телефонов и все необходимые вывески.

Для заказа офисного переезда рекомендуется обращаться в компанию "ДарионАвто". Ознакомиться с особенностями услуг можно на сайте darionavto.ru. Для получения консультации достаточно связаться с менеджером компании.