Как правильно подтвердить командировочные расходы
Прежде чем отбирать для сохранения и предъявления в ведомственную бухгалтерию документы по командировочным расходам, желательно иметь представление, какие могут быть затраты в служебных поездках. Подтвердив наличие которых можно ожидать их компенсации, одним из таких документов являются гостиничные чеки но обо всем по подробнее.
Согласно бухгалтерским понятиям, следует различать следующие виды затрат, которые могут понести командированные от предприятия работники:
- оплата за проезд лично и провоз багажа, включая затраты по бронированию билетов;
- плата за проживание в номерах гостиниц или в арендованном жилье, ежели это разрешила дирекция или руководство командированного лица;
- оплата еды и прочих услуг, которые оказывают гостиницы по месту размещения, но только если они включаются отдельными статьями расхода в итоговом платежном документе (счете) за проживание;
- расходы в пределах полученных суточных сумм на питание, проезд в местном общественном транспорте или оплату услуг третьих лиц, непосредственно связанных с командировочными целями.
Проездные и дорожные документы по командировочным расходам должны предъявляться в виде билетов на проезд, посадочных талонов, квитанций о приеме багажа, счетов по оплате чартерных рейсов или арендованного транспорта, а также финансового чека о бронировании места или билета. В случае обязательной страховки пассажиров также необходимо предъявить финчек об оплате, если полис покупается отдельно от проездного билета.
Следует отметить, что возникают ситуации, когда выполнение командировочных заданий требует покупки страховых полисов, в таком случае понесенные затраты также должны компенсироваться а сами полисы или сертификаты рассматриваются как подтверждающие документы по командировочным расходам.
К расходам, которые можно понести, проживая по месту решения командировочных вопросов, и на компенсацию которых можно надеяться, относятся затраты на:
- оплату одноместного номера или места в номере гостиницы, отеля, мотеля, или койко-места в сданном в наем приспособленном к проживанию помещении, такие чеки смотрим тут;
- оплату расходов за телефонные услуги, за пользование бытовыми приборами, а также за услуги, которые включаются в стоимость проживание, например, уборка, стирка, глажка и прочее, но в размере, не более чем 10% от общей стоимости проживания.
- оплата за еду в ресторанах, кафе или столовых при гостиницах, если она включается в общий счет за проживание.
По материалам сайта gosdokhotel.ru