Как уничтожить просроченные документы?
Человеку, который никогда не работал с документами, вопрос, вынесенный в заглавие, может показаться странным. Как уничтожить? Выбросить и все. А лучше сдать в макулатуру — поберечь деревья. Но в реальности все совсем не так просто. Уничтожение документом требует основательного подхода и понимания требований закона в этом вопросе.
Требования закона
Теоретически любая компания может сама уничтожить просроченные, неактуальные, вышедшие из употребления документы. Но для этого нужно соблюсти несколько важных условий:
- Убедиться в том, что бумаги, действительно, уже не нужны, например, есть документы, которые подлежат обязательному и длительному хранению, и даже передаче их в государственные архивы, если компания, к примеру, закроется. Очень важно, чтобы такие документы не были отнесены к «списанным».
- Защитить себя от утечки информации — даже в просроченных документах могут содержаться важные и ценные сведения, в том числе коммерческая тайна, номера счетов и т.д. Кстати, именно по этой причине нельзя выбрасывать на помойку даже черновики и по ошибке распечатанные файлы — вы никогда не знаете, что может оказаться в них. По этой причине конфиденциальное уничтожение представляет собой физическое измельчение бумаг, а затем уже — переработку.
Что входит в услугу профессионального конфиденциального уничтожения бумаг?
Итак, разберемся, что такое уничтожение документов с экспертной комиссией. Эту процедуру, как правило, оказывают компании, занимающиеся архивной деятельностью. Нередко к ним обращаются за архивной обработкой, в процессе которой выявляют большое количество просроченных и неактуальных бумаг. Их выделяют к уничтожению, составляют акты, а затем — что совершенно логично — отправляют на уничтожение. В услугу, чаще всего, входит:
- транспортные и погрузочные работы — то есть вам не придется грузить и доставлять документы к месту уничтожения;
- подготовка бумаг к обработке — удаление любых небумажных элементов, например, скрепок, скобок, веревок, файлов, папок и т.д.;
- взвешивание — так как услуга обычно оплачивается за вес уничтожаемых документов;
- тщательное измельчение до фракции «0» — шредирование, кипование, прессование;
- отправление сырья на переварку на целлюлозно-бумажный комбинат;
- либо подготовка Акта о конфиденциальном уничтожении документов, либо проставление на Акте о выделении дел к уничтожению отметки о том, что они прошли процедуру конфиденциального уничтожения.
Важный момент, который стоит отметить: все эти работы проводятся за закрытыми дверями, без присутствия посторонних, но, возможно, в присутствии одного из ваших сотрудников.