Оператор ЭДО: для чего нужен и какие вопросы решает

Бизнес развивается с каждым днем. Поэтому бизнесмены с каждым днем ищут пути, как облегчить развитие бизнеса для себя. Чаще всего это касается непосредственно работы с бумагами, и тут уже в дело вступает оператор электронного документооборота. Ведь иногда без него просто не обойтись.

Для чего нужны операторы ЭДО

Оператор ЭДО — коммерческая организация. Она дает бизнесменам удобные возможности для ведения документооборота в онлайне. Если говорить простым языком, то это программное обеспечение или сайт, через который предприниматели могут направлять или получать необходимые документы, которые при этом не лишаются их юридической силы. Основание для обращения к ЭДО - обмен электронными счетами-фактурами. Согласно закону ФНС от 2012 года налоговая выгода по электронному счету-фактуре может приниматься лишь тогда, когда он был передан через ЭДО. Требование №2 — наличие у документа КЭП.

В чем еще помогает оператор ЭДО

Помимо ведения дел со счетами-фактурами, оператор электронного документооборота помогает с актами выполненных работ, выписками по счету, накладными и другими важными документами. Ниже мы написали 7 важных причин, по которым компании и ИП соглашаются на платного оператора ЭДО.

1. Электронный архив документов с сохранением юридической силы. Закон гласит, что счета-фактуры должны храниться 5 лет. На серверах оператора документы могут находится неограниченное количество времени, а доступ у предпринимателя к ним есть 24/7. Также электронный архив позволяет сэкономить место: ведь не надо все дублировать на бумаге.
2. Экономия времени и денег. Самостоятельное ведение ЭДО требует от представителя компании много времени. Стоит учитывать и тот факт, что пересылка и хранение документов на стороннем сервере «влетит в копеечку». Тогда как операторы ЭДО берут на себя полностью работу с документооборотом, а также предоставляют сервер для хранения документации по выгодным тарифам или предлагают бесплатный период.
3. Интеграция ИС. Каждая компания использует собственную ИС, которая чаще всего не совпадает с КИС контрагента. Оператор решает этот вопрос и создает интерфейс для пользователя, удобный в обслуживании и не создающий дополнительных проблем.
4. Не требуются повторные соглашения. При каждой передаче документов поставщику требуется подписывать соглашение. Не страшно, если их 1-2, но когда сразу несколько — это становится проблемой. При работе через оператора ЭДО проблема решается просто: пользователь присоединяются к Регламенту обмена, и соглашения заключаются один раз и навсегда.
5. Техподдержка. На весь период работы с оператором клиента сопровождает качественная техподдержка, которая готова прийти на помощь в любой момент и помочь решить проблему. Также саппорт помогает разобраться с ПО и отвечает на возникающие вопросы.
6. Надежная защита данных. Электронная подпись не только облегчает документооборот, но и обеспечивает надежную защиту сведений в документах и персональных данных.
7. Нет необходимости разбираться в законах. Сейчас все стремительно меняется, и часто появляются новые законы. Чтобы не разбираться часами в юриспруденции, можно обратиться к оператору — это он тоже возьмет на себя.

Почему организации ЭДО не государственные?

В таком случае работу операторов бы пришлось финансировать из бюджета, что повлекло дополнительные расходы для государства. Тогда как коммерческая помогает создать здоровую конкуренцию. Организации предлагают новые услуги, а стоимость их определяется рынком.