С чего начать автоматизацию процессов интернет-магазина

Интернет магазин может быть организован одним человеком в собственной квартире или открыт на основе уже существующего offline-бизнеса в рамках расширения деятельности. В любом случае сначала он работает по «упрощённой» схеме. Просто в первом случае всё выполняет один человек, а во втором – несколько работников и учёт ведётся более формально.

По мере развития бизнеса увеличивается поток клиентов, ассортимент товаров, соответственно товарооборот и процессы начинают буксовать, а некоторые вообще сыпаться. В полный рост становится вопрос: «Что делать? ».

Традиционный вариант увеличение числа работников. Считаю, что прежде чем выбрать это путь, необходимо тщательно проанализировать бизнес и рассмотреть все альтернативные варианты на каждом участке работ.

В качестве альтернативного варианта всё чаще предприниматели рассматривают применение средств автоматизации бизнес процессов rosta.kz: современные программы, оборудование и делегирование части задач сторонним организациям.

С ростом объёма товарооборота увеличивается количество заказов, которые должны быть обработаны в единицу времени. Ускорение этих процессов выявляет все их слабые моменты, несовершенства, неэффективные операции. Кроме того, если интернет магазин был создан по образу и подобию другого магазина, торгующего отличающимся ассортиментом, может оказаться, что скопированные бизнес-процессы Вам просто не подходят.

С ростом товарооборота возникает потребность в более совершенных формах учёта, программном обеспечении. И, как следствие всего выше перечисленного, возникают ошибки, задержки, пересортица, потери, недостоверная информация об остатках на складе, заторможенность сайта и т. д.

С чего начать автоматизацию

Прежде всего, следует подробно рассмотреть все процессы, выявить их слабые места. Если выясниться, что проблем несколько, лучше определить что будете улучшать в первую очередь, во вторую и т. д.

Затем необходимо прописать весть процесс автоматизации магазина, чтобы заранее знать на каком этапе какие потребуется выполнить работы, сколько времени это займёт и каких потребует инвестиций. Кроме того, так мы сможем оценить полезный экономический эффект от всех нововведений, возможно, подобрать альтернативный, более выгодный вариант (другую программу, оборудование, организацию-партнёра, поставщика и т. д.).

Документооборот

Необходимость совершенствовать учёт входящей, внутренней и исходящей документации возрастает по мере роста проекта. К счастью сейчас многие производители программного обеспечения предлагают множество продуктов, платных и бесплатных, которые вполне подходят большинству интернет магазинов. В них содержатся шаблоны всех необходимых при оформлении заказа документов (накладные, договора, счёт-фактуры и т. д.). Тут каждый может выбрать подходящий вариант для своего проекта.

Учёт товаров

Независимо от того, храните ли Вы товары на собственном складе или нет, учёт товаров должен вестись. Это позволит:

верно указывать информацию об остатках товаров на сайте, что повысит степень удовлетворённости клиентов и доверия к магазину;

указывать реальные сроки доставки товара с учётом того, где он сейчас находится физически (склад магазина, региональный склад поставщика, федеральный склад поставщика или склад за границей);

не допускать ошибок и пересортицы при комплектации заказов.

Автоматизация складского учёта, кроме всего перечисленного, может упростить работу сотрудников, занимающихся комплектацией и отправкой заказов, их оформлением и учётом. Это ускорит бизнес процессы магазина и упростит их.

Средства автоматизации (читай – программное обеспечение) для маленьких, средних и больших интернет магазинов будут разными.

Так небольшие интернет-магазины вполне могут обойтись ручным учётом или достаточно простыми бесплатными программами. Средние и большие бизнесы часто покупают платное программное обеспечение, например, «1С Предприятие». Несмотря на то, что разработано оно было для offline-бизнеса, после настройки синхронизации данных с сайтом, оно отлично работает и для online-бизнесов.

Если же интернет-магазин открывается как дополнение к уже существующему offline-бизнесу, тогда логичней всего встроить новый отдел в уже существующую систему учёта. Большинство платных программ позволяет без проблем это сделать.

Call-центр

По мере увеличения числа покупателей возрастает и число входящих и исходящих звонков магазина, а так же писем и других сообщений. Со временем появляется необходимость в отдельном человеке, который будет заниматься только этим.

Способы автоматизации коммуникаций с клиентами достаточно однозначны для магазина любого размера. Вопрос лишь в том, сколько понадобится дополнительных сотрудников, будут они штатными или сотрудниками сторонних организаций, офисными или удалёнными.

Импорт прайс-листов и расчёт цен

У небольших интернет магазинов с ограниченным ассортиментом товаров нет необходимости автоматизировать эти процессы.

С ними вполне может справиться менеджер вручную. Попутно живой работник будет ещё и редактировать названия товаров, которые в прайсе могут быть не слишком красивыми.

А для работников большого интернет-магазина с широким ассортиментом товаров обработка прайс-листов поставщиков и назначение цен может стать настоящей головной болью. В этом случае придётся потратить какое-то время на установку и настройку специального программного обеспечения, которое позволит импортировать прайс-листы поставщиков и рассчитывать продажные цены на Вашем сайте автоматически.