Подготовка дел к передаче в архив

Вопреки распространенному убеждению, подготовка к архивному хранению требуется не только тогда, когда речь идет о взаимодействии с государственными архивами, но и практически в каждом случае, когда документы нужно сдать на хранение.

Порядок подготовки бумажных документов

Для того, чтобы сделать все правильно, нужно придерживаться следующего алгоритма действий:

• сформировать и оформить дела;
• провести экспертизу ценности;
• сделать описи дел;
• передать в архив.

Казалось бы, все достаточно просто, но сложности начинаются уже на первом этапе, потому что у тех, кто не занимается архивами профессионально, возникает вопрос: «Как располагать документы внутри дела?»

Существует несколько способов:

• предметно-вопросный, когда в одном деле собраны бумаги, касающиеся одной темы или вопроса;
• номинальный, когда в одном деле размещаются бумаги одного вида или названия;
• хронологический, собирает все за определенный период;
• структурный, связан со структурным подразделением компании;
• авторский, когда в одном деле объединено все, что касается одного лица или одной компании;
• алфавитный, подходит для личных дел, в которых собраны фамилии начинающиеся на одну букву алфавита.

Экспертиза ценности

Для того, чтобы провести экспертизу ценности бумаг, необходимо собрать экспертную комиссию, состав которой утверждается приказом руководителя. Эта группа должна составить список дел и определить срок хранения каждого из них. В процессе работы нужно выделить дела постоянного и временного хранения для передачи в архив и для структурных подразделений. Параллельно важно оценить правильность и качество дел. Все, что уже считается просроченным, нужно подготовить к уничтожению.

Завершающий этап — подшивка дел и их передача на хранение в архив.

Как подготовить электронные файлы?

В современном мире многие компании постепенно хотя бы частично переходят на электронный жокументооборот. Но и в этом случае важно, чтобы все операции проходили в строгом соответствии букве закона. Передавать некоторые файлы на хранение можно и на электронных носителях. Для этого необходимо:

• проверить состояние самого носителя, отсутствие физических повреждений и поломок;
• проверить наличие и качество информации на нем;
• сделать опись: присвоить каждому документу имя и обозначить папку, в котором он хранится на электронном носителе;
• каждая единица хранения должна иметь так называемый архивный шифр, в котором указываются сведения о названии архива, порядковом номере электронного носителя, число и объем файлов;
• разработать сопроводительную документацию, в которой должны быть прописаны название документа и его краткая аннотация, дата создания, объем и структура.