Подготовка к переговорам: Успех переговоров

Успех переговоров во многом зависит от того, каким образом он был подготовлен, это касается даже самой банальной мелочи - оформление, сувениры, подарочные наборы и даже подставки для флажков заказанные тут. Предпосылки для представления переговорной позиции, а также используемая аргументация и стратегии выстроены на стадии, предшествующей переговорам. Практика показала, что между важными моментами подготовки к деловым переговорам нельзя забывать:

а) изучение отрасли и рынка, то есть интерпретация общей ситуации, конкретного контекста бизнеса и выявление потенциальных партнеров и конкурентов.

Это момент, когда оценивается емкость целевого рынка, сегмент, к которому относится продукт, четко разграничен, определены конкретные коммерческие законы и обычаи, возможности распространения, условия продвижения и т. д. Собирается информация о финансовом положении партнеров, их платежеспособности и репутации. Информация о потенциальной конкуренции собрана. Мы стараемся оценить лучший момент или лучший сценарий, в котором можно запустить предложение или запрос ставки.

Все это может стать важной предпосылкой для последующего успеха.

б) установление целей, которые касаются как уточнения их целей в переговорах, так и их связи с предполагаемыми целями партнера.

Установление собственных целей должно выходить за рамки общности, чтобы конкретно и конкретно ссылаться на такие аспекты, как: объем продаж, уровень качества, минимальный и максимальный уровень цен, условия поставки, условия финансирования и оплаты, приемлемые риски.

Прогнозирование целей партнера и оценка его переговорной позиции должны осуществляться параллельно и в соответствии с его собственными целями. Одним из эффективных методов прогнозирования позиции партнера является симуляция переговоров . Вся программа переговоров может быть проверена и пересмотрена после имитации переговоров. Моделирование может привести к подготовке различных вариантов переговоров во времени. Их существование помогает сохранять инициативу и дает преимущество в том, что ранние составы становятся доступными. Вы также можете использовать списки или файлы с аргументами, возражениями и контраргументами соответственно, которые могут обсуждаться партнером.

В отношении предложенных целей и ожиданий, сделанных в отношении партнера, создается переговорная команда . Основным принципом в составе команды является принцип междисциплинарности. Его также могут использовать сторонние посредники, переводчики, аналитики рынка, аниматоры и т. д.

в) начало деловых контактов и отношений .

Существует множество способов установления деловых связей. Они варьируются от телефона, факса, обычной почты или электронной почты и Интернета до коммерческих офисов, посольств, торговых палат, миссионеров и прямых контактов. Наилучшие результаты можно получить через прямые контакты , но самые высокие затраты зафиксированы здесь. Самые доступные и дешевые прямые контакты возможны на ярмарках и выставках. Когда партнер не доступен напрямую, можно использовать посредников. В случае контактов, установленных по переписке, важную роль могут сыграть письма-презентации, предложения и запросы предложений.

Предложение - это предложение о заключении сделки и минимальная техническая и коммерческая документация, сопровождающая ее. Чтобы иметь возможность выполнить договор путем простого принятия, предложение должно соответствовать трем условиям:

• быть твердым, то есть сделанным с намерением быть юридически обязанным;
• если быть точным, то есть он не содержит запутанных и неоднозначных ссылок, которые могут дать ошибочное толкование договора;
• быть полным, т. е. содержать все элементы предлагаемого договора.

В свою очередь, принятие предложения также должно соответствовать трем минимальным условиям:

• результат выражения выраженной или молчаливой воли. Молчаливый акцепт может быть выражен либо путем начала отгрузки товаров или оплаты цены, либо другим актом, означающим начало исполнения контракта;
• полностью соответствовать предложению по содержанию и форме;
• произойти в то время, когда предложение еще существует.

В случае контрактов на вывески по требованию, молчание получателя предложения не может считаться принятием. Если согласиться с тем, что молчание является синонимом принятия предложения, последствия с коммерческой и юридической точек зрения будут неуправляемыми. Если предложение сделано с упоминанием « предложение будет считаться принятым, если на него прямо не ответили или если товар не был возвращен (доказательство) », это лишено какой-либо юридической силы. Тот, кто получает товар с названием предложения, не будучи заказанным, не обязан его возвращать.

Оставаясь на принципиальном уровне, мы признаем, что предложение должно соответствовать ряду условий содержания и формы, уважать коммерческие обычаи и деловой этикет, представлять ясность, точность, краткость, внешний вид и т. д. Предложение также может быть необязательным , т.е. без обязательств со стороны эмитента. В этом случае продавец может отозвать или изменить предложение без юридических последствий. В случае компании, товар должен храниться до конца срока опциона, предоставленного партнеру. Срок действия опциона истек после первой транзакции на уровне принятого ордера. Предложение считается отклоненным, если оно не принято в установленный срок.

Запрос предложения

Запрос предложения - это предложение о покупке определенного товара или услуги, сопровождаемое минимумом технической и коммерческой документации. Прилагаемая техническая документация также может принимать форму темы дизайна или спецификации . С юридической точки зрения запрос предложения имеет тот же режим, что и предложение; на самом деле это предложение что-то купить. Только с технической и коммерческой точек зрения могут обсуждаться некоторые различия.

Содержание и форма запроса предложения отличаются от одного продукта или услуги к другому, от одного рынка или другого, от одного клиента к другому. Это может варьироваться от простого объявления до международного аукциона, основанного на спецификации. В случае срочной необходимости и определенности в отношении характеристик продукта и поставщика запрос предложения принимает форму экстремального заказа (твердое предложение купить) с указанием продукта, количества и предела цены. Если это не относится к длительным переговорам с запросом на тендер, запрос направляется поставщику с предложением отправить счет-проформу.

Основная функция тендера состоит в том, чтобы инициировать коммерческие переговоры, но он также может быть использован в качестве инструмента рыночной информации и исследования.

Деловой этикет требует, чтобы получатель тендерного запроса выслал свой ответ также в тех случаях, когда он фактически не заинтересован в проведении транзакции.

Правила формулирования целей

Среди простых, но почти обязательных правил формулирования целей переговоров вы можете рассмотреть, по крайней мере, следующие:

• Цель переговоров должна быть, насколько это возможно, транспонирована в точных цифрах, без относительных полей и отклонений. « Добиться максимального снижения цены» или «добиться снижения от 5 до 10%» означает плохо сформулированную цель. Вместо этого « снижение цены на 9% » означает точный ориентир и четкую, четко сформулированную цель.
• Цели не разработаны и не сформулированы до того, как они будут затронуты бюджетом. Цели имеют смысл в той мере, в которой имеются финансовые, технические и людские ресурсы. Если, например, доступных депозитов недостаточно для крупной доставки, целевой показатель доставки не будет превышать предел емкости хранилища.
• Цель не может быть полностью определена без уточнения календарных сроков ее реализации. Календарные термины могут быть указаны как в качестве крайних сроков (например, «доставка в течение не более 24 дней с даты представления»), так и в качестве крайних сроков для фиксированных дат («доставка до 15 мая», например).

Определение цели не является полным и уместным, если не указаны методы или инструменты контроля и оценки степени достижения. Например, если переговоры касаются контракта судовладельца на изготовление большого судна с производственным циклом более 18 месяцев, то необходима и возможна полугодовая оценка стадии изготовления и шансов на завершение срока.

Уже упомянутые определяющие элементы цели (бюджет, календарь, контроль) недостаточны без четкого назначения некоторых лиц, ответственных за их достижение.

Реально устанавливая максимальные и минимальные пределы требований и уступок, которые будут сформулированы к партнеру. При их формулировании будет соблюдаться принцип, согласно которому «на переговорах ничего не дается, а только уступки против уступок». Остальные вопросы: что? В обмен на что? Для чего? Каким образом?

Когда переговоры проходят в несколько последовательных раундов, абсолютно необходимо разбить конечные цели на несколько частичных целей и разбить их на каждый раунд отдельно. Таким образом, каждый раунд будет подчинен последовательности частичных целей, четко определенных.

Важно, чтобы вероятный перечень пунктов соглашения между сторонами уже существовал до того, как он сядет за стол переговоров, чтобы начать с них и избежать подозрений, враждебности и простуды с самого начала.

При подготовке переговоров мы также должны учитывать различные типы торговых партнеров и их подход.