Организация кофе-брейка: как сэкономить

Кофе-брейк – прекрасная возможность отвлечься от рабочего процесса, отдохнуть, пообщаться в менее формальной обстановке и подкрепиться. Все это положительно влияет на исход мероприятия, атмосферу в коллективе и продуктивность сотрудников. Организация кофе-брейка в рамках проведения конференций, лекций или переговоров с бизнес-партнерами позволяет воспользоваться перерывом, обдумать информацию, принять правильное решение и, конечно же, восстановить силы. Кстати, данное coffee-break можно организовать недорого – мы расскажем как это сделать.

Правила проведения кофе-брейка

Чтобы кофе-брейк не превратился в фуршет, деловой ужин или банкет, нужно знать правила и особенности, которые отличают его от любого другого корпоративного мероприятия.

1. Кофе-брейк может длится от 20 до 40 минут.

2. В нем есть необходимость, если мероприятие длится более 2 часов. При проведении длительных конференций, презентаций и форумов понадобится несколько перерывов для кофе-брейка, количество которых зависит от продолжительности мероприятий.

3. Подразумевает ограниченный перечень закусок.

4. Проводится в отдельном помещении – не там, где проходит основное мероприятие, но и не слишком далеко от зала.

5. Алкогольные напитки здесь исключены.

6. В меню обязательно предусмотрены чай и кофе, в частности все их разновидности, а также минеральная вода и другие напитки в ассортименте.

В зависимости от масштабов мероприятия, могут понадобиться услуги кейтеринговых компаний. Обычно в рамках корпоративного события, рассчитанного на 10-15 человек, обходятся без обслуживающего персонала. Но, если речь идет об иностранных партнерах или о потенциальных инвесторах, на которых нужно произвести впечатление, то лучше нанять профессиональных официантов и бариста.

Расстановка столов и посуды

Строгих требований по поводу расположения столов при проведении кофе-брейка нигде не предусмотрено. Способ расстановки зависит от количества человек – мебель должна стоять так, чтобы не стеснять движения гостей. Но и поставить столы под стенкой – не лучший вариант, поэтому в первую очередь нужно позаботиться о подходящем помещении.

Обычный бюджетный кофе-брейк проходит в формате фуршета, поэтому нет отдельных рекомендаций по поводу сервировки стола и расположению посуды. Главное, чтобы были видны все угощения, и их удобно было брать. Если используются достаточно широкие столы, то нужно ставить блюдо так, чтобы к нему легко было дотянутся с обеих сторон.

Составление меню

Меню для coffee-break стандартно включает минимальный набор закусок: круассаны, маффины, канапе, печенье, конфеты. Ко всему этому гостям предлагают широкий выбор напитков: кофе вместе со всеми его производными, разные виды чая, фреш, несколько видов пакетированного сока, воду с газом и без.

Для масштабных и важных мероприятий кофе-брейк должен быть соответствующим. Можно дополнить меню кэнди-баром или разнообразить закусками, в зависимости от количества гостей и перерывов на кофе-брейк. Например, в кулинарии «Сладкоежка» предлагают огромный ассортимент блюд для стационарного и выездного кофе-брейка. Обсудите меню с профессионалами, и вы сможете легко угодить каждому гостю на своем мероприятии. Кулинарии подобного уровня организуют кофе-брейк быстро и вкусно, рассчитают количество закусок и стоимость на человека, избавив персонал компании от хлопот.

Варианты экономии на кофе-брейке

Многие стараются сэкономить на таких мероприятиях, и иногда экономия оправдана. Ведь разница между такими событиями, как бесплатная оффлайн-конференция в IT-школе и встреча иностранной делегации в крупной компании, колоссальная. Организовать недорогой кофе-брейк – не значит плохо накормить присутствующих. Давайте посмотрим, как это можно сделать и на чем сэкономить так, чтобы гости не почувствовали себя незначимыми.

Посуда

Если заказывать еду для кофе-брейка в кулинарии или ресторане, стоит позаботиться о посуде, чтобы дополнительно не платить за ее аренду. В любой компании регулярно проходят какие-то то совещания, презентации, семинары и праздники, поэтому важно как можно скорее обзавестись набором посуды для разных случаев. Есть и более привлекательная альтернатива – одноразовые приборы за минимальную стоимость (а оптом это еще дешевле), которые к тому же не надо мыть.

Обслуживание

На обслуживании можно экономить тогда, когда это не повредит уровню события и статусу компании. Можно попросить кого-то из сотрудников взять на себя роль официанта. Но если мероприятие для высокопоставленных гостей, то обслуживанием должны заниматься профессионалы, иначе из-за одного неверного движения менеджера, взявшего на себя роль официанта, пострадает репутация всей компании.

Техника

Трудно встретить современный офис, в котором еще нет кофе-машины и кулера с водой. В конце концов, это забота о персонале! И этот аппарат поможет сэкономить на услугах бариста. На свое усмотрение для проведения недорого кофе-брейка можно приобрести аппараты для разлива напитков, диспенсеры, мармиты, чафиндиши и прочее оборудование для кейтеринга. Главное оценить рациональность такого приобретения с точки зрения частоты использования и срока окупаемости, поскольку изначально за него придется дорого заплатить.